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MagicOffice OA系统
【发布时间: 2006-02-25 】 【打印此页】 【关闭窗口

一、系统概述

背景    现代化办公室计算机的普及,Internet和Intranet技术的发展,使自动化、无纸化的计算机办公成为可能。优秀的办公自动化系统软件可以使高效、快捷、功能强大的电子表单取代传统的纸张文件,海量的电子存储介质提供高容量的资料存储环境,方便快捷的电子邮件机制为所有人提供了一种方便的途径来传递彼此之间的信息。正是由于计算机应用技术的日渐成熟,使我们可以利用网络的强大功能来控制、监视及运行所有日常工作。

定义    在众多的办公自动化解决方案中,MagicOffice提供了一个完全可视化、图形化的用户平台和开发平台。可以让使用者在一个友好、美观的环境中,利用一只鼠标轻松完成绝大部分的日常工作。在流程设计中,每一个步骤都是利用一个小图标来代表。而设计人员只需要利用鼠标在几个图标之间简单划线,就可以将用户的业务需求“画”在屏幕上,从而实现办公流程的计算机自动化。

传统的弊端    在自动化工作流程解决方案提出之前,所有的公文流程工作都必须由人工来完成。典型的做法是在一份公文流转的各个步骤中,被指派一位人员去负责公文的发送,而当他完成了相关公文并加注了个人意见后,该份公文必须人工的发送到下一位人员手中。这样,工作效率受到很大限制,并很难正确估算出工作所消耗的成本。

传统的办公模式存在以下弊端:

  • 高度依赖纸张作业
  • 需要大量的人力来支援公文流转
  • 人工的重复劳动量大
  • 人工传送公文时,容易造成工作遗失或失误
  • 不容易追踪公文流转的当前状态。
  • 没有一个有效且可靠的方法来估算各项工作执行时所耗费的成本
  • 当公文流转过程中,某一个环节出现公文阻塞时,会影响整个公文流转的正常次序。
优势    目前市场上的办公自动化系统基本上都能完成文件的自动流转等功能,而金网公司的MagicOffice在以下方面的特色使该系统在同类产品中处于领先地位。
  • 提供完整且友善的图形化流程设计功能
  • 针对流程设计中的特殊要求,提供多种解决办法。
  • 提供电子表单与企业资料库的接口。
  • 根据工作性质、用户身份和岗位属性,确定不同的办公角色。
  • 提供各种工作流程执行状态的监控
  • 提供各种疏导工作流程的有效机制
  • 提供方便用户操作的各种便利工具

二、系统组成

代码

含义

内  容

A1 发文管理 发文管理是对单位内各机关科室起草的各种单位发文、处室发文进行起草、审批、会签、核稿、签发、打印、分发、归档等全过程的处理。根据单位的实际情况,发文管理提供以下功能:
  • 提供手工录入、纸介质的扫描录入、网络引入及报盘文件的导入方式。
  • 对发文全过程的监控及催办,并提供图形化的流程查阅。
  • 对发文可进行多条件查询,并严格控制公文的打印权限。
  • 提供发文全过程的静态可维护性。
A2 收文管理 收文管理是对外单位发到本单位的所有正式公文(红头文件)、带密级的会议纪要、简报等进行登记、拟办、批示、批办、承办、催办、归档等全过程的处理。
  • 提供手工录入、纸介质的扫描录入、网络引入及报盘文件的导入方式。
  • 对收文全过程的监控及催办,并提供图形化的流程查阅。
  • 对来文可进行多条件查询,并严格控制公文的打印权限。
  • 提供收文全过程的静态可维护性。
A3 签报管理 签报是指仅在本单位内部交流,用于处室人员向上级部门提出申请,请示意见的公文。签报处理是对签报进行填写、拟办、批办、承办、归档的全过程的处理。
  • 提供部分内容手工录入,部分系统自动填写的方式。
  • 对签报处理采用统一流程,保证签报流向的可控性、标准化。
A4 传阅件管理 传阅件管理是指单位内部轮阅有关文件。
A5 档案管理 档案管理是将需要归档的收文、发文、会议纪要等文件进行整理、归档的过程。
B1 会议管理 会议管理子系统是办公自动化不可缺少的一部分,他主要处理本单位及各职能部门有关会议安排、会议通知、会议记录、会议分发和会议归档等日常问题。
  • 实现会议安排的统一性管理。
  • 实现会议通知的准确、快捷。
  • 实现会议纪要的实时分发。
  • 提供有关会议纪要的归档途径。
B2 车辆管理 车辆管理是对本单位车辆使用进行统一管理,实现用车申请登记、审批、派车、驳回、通知和还车注销等过程的处理。
  • 提供手工输入、鼠标选择、系统自动填写方式
  • 对车辆安排情况进行查询、打印
  • 按月统计出车情况

B3

设备财产管理

对电脑、空调、办公用品等的库存、领用情况进行管理。
B4 大事记管理 大事记是对本单位所发生的重大事件的记载,一般以年为单位编制成册,其内容年终由各处室报送,由史志办负责整理出版。大事记管理是对大事记进行编写、整理、审批、成册、归档的全过程的处理。提供部分内容手工录入,系统自动提取的方式。
对大事记管理采用统一流程,保证大事记流向的可控性、标准化。
B5 领导活动安排 提供领导活动安排的入口
C1 电子公告 主要完成公用信息的发布、修改、删除和查询等的功能。它包括新闻信息、公共信息、规章制度、内部资料、会议通知、其它信息等各类信息的发布,并可按类别、按时间、按发布人等不同的方式进行查询。
C2 会议通知 包括发送会议通知,记录会议纪要,归档会议纪要等功能。
C3 通讯录 包含个人通讯录和单位通讯录
C4 电子论坛 提供网上讨论的场所
C5 Internet 通过对INTERNET接口的调用实现对某些常用网址的访问。
D1 系统日志维护 察看、分析系统日志
D2 流程控制维护 监视、疏导公文流程
D3 静态数据维护 静态数据的维护
D4 组织机构维护 组织机构的维护
D5 人员权限维护 人员权限的维护

三、主要特点

  • 采用Lotus最先进的开发工具Domino Designer5.0进行开发。
  • 充分发挥Domino R5的Web功能,使OA与Intranet系统融为一体。
  • 能够与关系数据库应用充分集成,保护用户对已有系统的投资。
  • 定位于可选式应用系统,用户可以将根据自己的选择确定系统的组成模块。
  • 用户界面个性化。系统可以根据用户的权限与角色生成相应的用户界面。例如:由于领导和办公室人员的权限不同,所以,具有不同的操作界面。

       

  • 严密的安全性。充分利用Louts Notes严密的安全机制,在诸多方面保证了用户的安全性、机密性、合法性。
  • 图形化、可视化设计用户流程。可视化通用流程建设中心(FlowBuilder)是宁波金网公司独立开发的办公自动化产品MagicOffice中的重要组成部分。其中收集了各行各业办公自动化系统的通用信息,从而使得办公自动化系统的开发工作效率大大提高。通过FlowBuilder强大的可视化流程生成功能,可以快速、高效地根据用户的需求定义出快捷、高效、实用的业务流程。

       

  • 公文流转的可视化。公文在流转过程中的状态是随着时间的推移而不断变化的。系统提供了一个图形化的友好界面,使用户可以实时的监控文档流转的状态。
  • 流程信息和业务信息分离。根据用户不同的需求,系统提供了统一的接口与之对应,大大减少了二次开发的重复劳动。
  • 使用简单方便,可操作性强。处理一份公文不超过一分钟。
  • 编辑器具有痕迹保留功能。系统可以详细地记录用户对文档所做的修改。
  • 支持移动办公。外出采访、出差、开会、在家时可以通过电话拨号实现与服务器相连
  • 方便快捷连接进入Internet。
  • 尽量为用户考虑实际问题,考虑到用户的计算机应用水平,领导日常办公习惯等方面的因素,本系统还集成了Windows的一般工具和Office办公组件。

四、典型用户

宁波市卫生系统 宁波市海曙区政府 宁波市委组织部 宁波市计委 宁波市政协 宁波市人事局


     

 
 
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